Parte de viajeros y SES Hospedajes: cómo automatizarlo
Registrar y comunicar a las autoridades los datos de cada viajero es una obligación diaria de los alojamientos en España. Hacerlo a mano consume tiempo y provoca errores. Así se organiza y se automatiza.
Qué es SES.Hospedajes
SES.Hospedajes es el sistema del Ministerio del Interior al que los establecimientos de hospedaje comunican los datos de los viajeros y de la estancia, en cumplimiento del Real Decreto 933/2021. Sustituye al antiguo parte en papel y a otros sistemas autonómicos. Los plazos y requisitos exactos los fija la norma vigente: consúltalos con tu asesor o en la web del Ministerio.
Qué datos se comunican
- Del viajero: nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo y número de documento de identidad, domicilio y datos de contacto.
- De la estancia: fechas de entrada y salida, número de personas y establecimiento.
- De la transacción: datos del pago o la reserva, según lo que exija la norma.
Los menores y los acompañantes también deben constar. Cuando hay varias personas en una reserva, hay que recoger los datos de cada una.
Los errores más comunes
| Error | Cómo evitarlo |
|---|---|
| Tipo de documento incorrecto (DNI, NIE, pasaporte…) | Leer el documento en lugar de teclearlo y validar el tipo. |
| Nacionalidad con código distinto al exigido | Usar la lista oficial de países (códigos ISO) y no texto libre. |
| Fechas de entrada o salida desajustadas | Tomarlas de la reserva y no volver a escribirlas. |
| Datos incompletos de acompañantes | Pedirlos en el check-in online y marcar la reserva como incompleta hasta tenerlos. |
| Envío fuera de plazo | Un aviso en el panel por cada parte pendiente. |
Cómo automatizarlo paso a paso
- Captura en el check-in online: el huésped sube su documento y confirma sus datos desde el móvil, antes de llegar.
- Lectura del documento con IA: se extraen nombre, número, fechas y nacionalidad en lugar de teclearlos.
- Validación previa: el sistema revisa campos obligatorios y formatos antes de enviar, para evitar rechazos.
- Envío a SES.Hospedajes y consulta del estado de cada comunicación.
- Trazabilidad: quién envió qué y cuándo, por si hay una inspección.
Qué hace Betan
Betan prepara el parte a partir de la reserva, lo valida y lo envía a SES Hospedajes desde la ficha de la reserva con un clic, y permite consultar su estado. El huésped sube su documento en el check-in online y la IA lo lee. El envío completamente automático con aviso de plazo está en preparación. Pide una demo y lo vemos con una reserva tuya.
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Pedir una demoPreguntas frecuentes
¿Es obligatorio comunicar los datos de los viajeros?
Sí, para los establecimientos de hospedaje y alquiler de corta duración incluidos en el ámbito del Real Decreto 933/2021. Consulta la norma vigente o a tu asesor para los plazos y excepciones.
¿Puedo enviar el parte desde mi PMS?
Si tu PMS se integra con SES.Hospedajes, sí: prepara los datos de la reserva y los comunica. Conviene que valide antes de enviar para evitar rechazos.
¿Qué pasa si un huésped no quiere subir su documento online?
Se puede registrar en recepción como siempre. El check-in online es una comodidad, no sustituye la obligación de identificar a cada viajero.
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